תיאור תפקיד קופאית: חובות ודרישות

בשנים האחרונות מקצוע הקופה השתנה משמעותית בגלל התפתחות טכנולוגיות הרשת והכלכלה כולה. כעת הוא מומחה פיננסי המנהל את עתודות המזומנים של המיזם. הוא עוסק לא רק בקבלה והנפקת כסף, אלא גם מעביר ניירות ערך, מעבד כרטיסי פלסטיק בנקאיים. חברות מסוימות צריכות להתמודד גם עם כסף אלקטרוני. לעיתים קרובות, מומחים אלה משלבים מספר מקצועות בו זמנית, מבצעים תפקידים נוספים.

דרישות קופאיות

מעסיקים מעריכים מאוד מועמדים שיכולים להפיץ את תשומת ליבם ולהתרכז. מכיוון שעבודה זו קשורה לתקשורת עם אנשים, העובד צריך להיות ידידותי, חברותי, וגם להיות בעל עמידות טובה בפני לחץ.

בנוסף לאיכויות אישיות, לעיתים קרובות עובדים נדרשים להשתמש במחשב אישי ותוכנה מיוחדת. על העובדים להיות מסוגלים לבצע עסקאות במזומן, לשמור את התיעוד הדרוש. הדגש הוא על הזמינות של ניסיון בעבודה. בחלק מהחברות עובדים דורשים בנוסף ידע בשפה האנגלית וזמינות השכלה מיוחדת.

הוראות כלליות

המומחה שנשכר לתפקיד זה הוא קבלן טכני. כדי לקבל משרה זו, על המועמד לקבל השכלה מקצועית או תיכונית כללית. במקרה השני, העובד יצטרך לעבור גם הכשרה מיוחדת.

ברוב המקרים, המעסיקים אינם זקוקים לניסיון בעבודה. מנהל החברה או ראש המחלקה בה מועסק הקופאית יכול לקבל או לפטר עובד מתפקידו.

הידע

תיאור התפקיד של הקופאית מניח כי על העובד להיות בעל ידע מסוים, ללמוד את כל תיעוד הניהול של הארגון, המתייחס לפעילותו, ולהיות בקיא בצורות תיעוד בנקאי ומזומן. עליו לדעת בבירור את הכללים הנוגעים לעבודה במזומן ובניירות ערך, כולל קבלתם, הנפקתם, אחסונם וחשבונאות.

מתיאור התפקיד של הקופאית עולה כי הוא יודע כיצד ערוכים מסמכי ההכנסה וההוצאות, אילו מגבלות מזומנים נקבעים בדלפק הקופה בחברה. על העובד להבין כיצד להבטיח את שמירת ערכי החברה, כיצד לשמור ספר פנקסים, לערוך תיעוד חשבונאי. בנוסף, הידע שלו צריך לכלול את הכללים לשימוש בטכנולוגיית מחשבים ומחשב אישי. עליו לדעת את היסודות של חקיקת עבודה, שגרת החיים הפנימית של החברה, הרגולציה בנושא הגנה וארגון.

פונקציות

חובות הקופאית כוללות פעולות הקשורות בקבלה, חשבונאות ואחסון של נכסים פיננסיים ונכסים בעלי ערך. עליו לפקח על בטיחותם על פי כל הכללים שנלקחים בחשבון בארגון. בנוסף העובד עוסק בניירת וקבלת מזומנים וניירות ערך, המשולמים לאחר מכן לעובדים כמשכורת ובונוסים.

כמו כן, הוא עוסק בתשלום הוצאות נסיעות והוצאות אחרות של החברה, אחזקת פנקס מזומנים, הממולא על בסיס משאבים כספיים נכנסים ומתכלים, תוך התאמה בין יתרת הסכום בפועל לנתונים על רשומות חשבונאיות. הקופאית רושמת שטרות שהפכו לרועים ברשימה ועוסקת בהעברתם לרשויות מיוחדות על מנת שיוחלפו.

חובות

חובותיו של הקופאית כוללות העברת כסף לאוספים, ניהול חשבונות במזומן, עליו לטפל בזהירות בערכים שהופקדו עליו ולעקוב אחר כל הכללים להגנה ולחסכון של נכסי החברה מפני פולשים. בנוסף העובד מודיע מייד להנהלתו על כל נסיבות העלולות לאיים על בטיחות הערכים שהופקדו עליו בתפקיד.

חשוב מאוד שהעובד יבין כי בשום פנים ואופן אין לחשוף פרטים חשובים על עבודתו בהתאם להוראות הבטיחות של הקופאית. מידע סודי הוא מידע אודות אחסון כספים, מתי ואיפה הם נשלחים, באילו נסיבות הם יובלו, כיצד עובדת אבטחת החברה, מערכות אזעקה ואילו הוראות העובד מקבל בדלפק הקופה. בנוסף, תפקידיו של העובד הם ביצוע משימות נפרדות מההנהלה הבכירה.

זכויות

הוראת הגנת העבודה עבור הקופאית מניחה שכשנכנס לתפקיד זה יש לעובד זכויות מסוימות. הוא יכול להכיר את החלטותיהם של מבנים גדולים יותר המשפיעים ישירות על פעילותו.

יש לו גם הזכות להציע לבוסים שלו עבודה שתעזור לייעל את פעילויותיו ומושלמות יותר. עובד עצמו או מטעם המפקח שלו רשאי לבקש מידע ומסמכים מעובדי מחלקות אחרות, ככל שהיו, נדרשים למלא את תפקידו. יש לו גם הזכות לדרוש מממונים עליו להעניק לו סיוע ישיר במילוי החובות שהופקדו או שהוטלו עליו.

אחריות

תיאור התפקיד של הקופאית מניח כי ניתן לתת דין וחשבון לעובד בהתאם לחקיקה הקיימת במדינה אם הוא לא מבצע את עבודתו כראוי או לא מקפיד על כללי החברה. הוא יכול להימשך גם אם הפר את החוק לעבודה, מינהלי או פלילי במהלך מילוי תפקידו.

הוא יישא באחריות לחשיפת מידע סודי והפרת סודות מסחריים. הוא ייענש אם על ידי אשמתו החברה תגרום נזק מהותי, בהתאם לחוקי חוק העבודה. הוא גם אחראי לבטיחות הערכים שהופקדו עליו. העובד אחראי גם על חריגה מיכולות ושימוש במעמדו למטרות אישיות.

סיכום

האמור לעיל הוא הוראות קופאית טיפוסיות, הכוללות את עיקרי האחריות ותחומי האחריות של העובד. אך ניתן לשנות את תוכנה בהתאם לגודל החברה ולאילו פונקציות עובד צריך לבצע לרווחת החברה, על פי ההנהלה. לקופא אחריות גדולה, עליו לבצע את עבודתו בזהירות רבה, להבין טוב את התיעוד הכספי ולנהל נכון את נכסי החברה.

ברוב הארגונים המודרניים, קופאיות עוסקות לא רק במזומן וניירות ערך, אלא גם בכרטיסי פלסטיק, ולעיתים אפילו בארנקים אלקטרוניים. לפיכך על העובד להיות בעל ידע ומיומנויות מסוימים על מנת למלא את החובות הקבועות בתיאור העבודה של הקופאית באופן איכותי.