אפילו עם צוות קטן, הכולל רק את ראש החברה ועובדיה, יש צורך בעובד אחראי, שיהיה הכוח המארגן, המסוגל לכוון ולשלוט בתהליך העבודה - רעיון זה קובע את הטקסט של תיאור התפקיד של מנהל המשרד.
עמדה כזו מחייבת את הפונה למערכת של מיומנויות ספציפיות והשכלה מתאימה, כמו גם את היכולת לתקשר עם אנשים. עם זאת, רשימת דרישות זו אינה מוגבלת.
תיאור משרה
כבר בשלב הגשת מועמדות למשרה יכול מועמד להכיר את עצמו במעשה נורמטיבי המסדיר את זכויותיו, חובותיו ותחום אחריותו בחברה. מסמך כזה נקרא תיאור תפקיד. זה מורכב מחמישה קטעים עיקריים:
- הוראות כלליות הם מכילים את כל המידע הארגוני: שם המפעל, המשרה המוחזקת והיחידה המבנית שאליה הוא שייך. זה מציין גם כפיפות, נוהל מילוי תפקיד ופיטורים וכן דרישות חינוך וכישורים.
- חובות. פרק זה מפרט את תחומי האחריות של העובד, וכן כיצד ליישם אותם.
- זכויות העובד, כלומר כל התכונות הנוספות התורמות לביצוע יעיל של חובות.
- אחריות. בהתאם לסעיף זה, ההנהלה מחליטה על הערכת איכות העבודה, קידום או קנס.
- מערכת היחסים. סעיף זה מסדיר את כל התקשורת עם יחידות חיצוניות ופנימיות שעלולות לנבוע מהעובד בתהליך מילוי תפקידו.
עקרונות כתיבת תיאורי תפקידים
הבסיס הנורמטיבי להכנת מסמכים כאלה הוא מדריך ההסמכה של משרות מנהלים, מומחים ועובדים אחרים (1998). במהלך פיתוחו הוקדשה תשומת לב ניכרת לתיאור תפקידו ותנאיו של העובד למילוי תפקידו. הפרטים של העבודה כלולים בכותרת המסמך, למשל "תיאור תפקיד המזכירה" (מנהל משרד או רואה חשבון ראשי).
בנוסף, אם ישנם שני פוסטים עם אותם שמות, אך עם משימות שונות, יש להכין מסמכים שונים המשקפים את ההבדלים הללו. לתיאורי התפקיד של מנהל המשרד של קצין כוח האדם יש הבדלים מסוימים מאותו מעשה רגולטורי עבור המזכירה.
דרישות מנהל משרד
כך או אחרת, מועמד לתפקיד יצטרך להוביל אנשים. זה יכול להיות רק זוג אנשים בחברה קטנה או כל הצוות האדמיניסטרטיבי בארגון גדול. מטבע הדברים, על הפונה להיות משתמש מחשב בטוח ובעל יכולת לעבוד עם ציוד משרדי אחר (סורק, מדפסת או פקס). מנהל המשרד הוא לרוב נציג של החברה, ולכן נאום חובה והיכולת לכתוב מכתבים עסקיים הם תנאי הכרחי. לעתים קרובות מאוד חברות דורשות מעובדים כאלה לדעת את היסודות של ניירת ודיני עבודה. מיומנות בשפה זרה אחת לפחות היא עדיין מיומנות רצויה, אולם כאשר פונים למפעל גדול זו כבר אחת מהדרישות החובה.
במקרים מסוימים, מנהל המשרד צריך לשלב את תפקידו בתפקידיהם של עובדים אחרים. זה מוביל לעלייה במיומנויות הנדרשות. אז, מנהל משרד עם תפקידים של רואה חשבון צריך להשכלה מתאימה ולהכין תוכניות מיוחדות.
אחריות עיקרית
תיאור תפקיד טיפוסי של מנהל משרד עם פונקציות מזכירה כולל את הפריטים הבאים:
- עיבוד דואר, הן נכנסות והן יוצאות; חלוקה מחדש שלהם בחברה;
- שליטה על תזמון קיום ההתחייבויות על פי חוזים והסכמים;
- ביצוע שיחות נכנסות וקבלות;
- לעבוד עם לקוחות ונציגים של חברות שותפות;
- ניטור הזמינות של כלי כתיבה נחוצים;
- שמירה על ציוד משרדי במצב עבודה והתקשר למומחים במקרה של פירוט;
- חלוקת זמן במסגרת לוח העבודה (במקרים מסוימים לראש);
- ארגון אירועים נחוצים (פגישות, כנסים, נסיעות עסקיות, מסיבות עסקיות);
- רישום פגישה;
- עדכון וחידוש של תכנים טריים באתר הארגוני.
רשימה זו כוללת רק דרישות בסיסיות. ניתן להוסיף פריטים אחרים בהתאם לפרטי הסכם חוזה העבודה. תיאור התפקיד של מנהל משרד עם תפקידיו של קצין כוח אדם, למשל, מחייב את העובד לשמור ולספק את כל התיעוד החשבונאי במועד או להחליף את ראש מחלקת כוח האדם במקרה של היעדרותו.
אחריות נוספת
בנוסף לפונקציות העיקריות, תיאור התפקיד של מנהל המשרד מכיל רשימת תחומי אחריות שונים העשויים להשתנות בהתאם להוראות החברה. יתכן כי יתבקש מנהל משרד לעבוד עם רשויות מינהליות, כלומר לקבל אישור לביצוע סחר, לפתוח סניף של חברה או חברה בת וכו '.
אחת המשימות החשובות ביותר היא ניהול החברה בפועל בהיעדר דירקטור שלה. כמובן שזה אפשרי רק אם העובד ביסס את עצמו כאדם אחראי ואמין לסמוך עליו. בנוסף, תיאור התפקיד של מנהל המשרד מכיל לרוב סעיף בדבר הצורך בעריכת ייפוי כוח כללי. מסמך כזה עשוי להידרש, למשל, לקבל פריטי דואר בדרגת חשיבות גבוהה.
דרישות לא פורמליות
חברות גדולות בדרך כלל מאפשרות מראש להכיר את תיאור התפקיד לדוגמה של מנהל המשרד למועמדים לתפקיד זה, כך שהם מודעים היטב לרשימת הדרישות והאחריות.
אך גם למראה סמכויות מעין אלה, על המבקש להבין כי הוא נותר אחד מעובדי המפעל הרבים. בעניין זה, אין לשכוח את מה שלא מפורש בתיאור התפקיד. מנהל משרד עם תפקידים של מזכירה חייב להיות אדם שיש לו תחושת זמן עדינה על מנת שיוכל להפיץ אותו בהתאם לצורך.
משימות לארגון זרימת העבודה
הדרישה החשובה ביותר לעבודה שלו היא יעילות, ולכן מי שמחזיק בתפקיד כזה מחויב לצרוך כלכלית חומרים משרדים, לשלוט בכמות החשמל הנצרכת.
עבור עובדים אחרים מנהל המשרד אחראי כמעט על השוויון עם הראש. מכוחו, עליו לוודא שתנאי העבודה תואמים את התקנים התברואיים ותקני הבטיחות. לבסוף, במילוי תפקידו הישיר, מנהל המשרד זוכה לגישה למסמכים מסווגים, וזו הסיבה שאחת הדרישות היא חתימה על הסכם על אי גילוי סודות מסחריים או כל מידע אחר שעלול לפגוע בעמדת השוק של החברה.
זכויות מנהל המשרד
כמובן שביצוע מספר כזה של תפקידים מאפשר לעובד לממש זכויות מיוחדות. הם מאוישים גם בתיאור התפקיד של מנהל המשרד. תמצית חלקם, כמו היכולת לגשת למידע סודי, נובעת ישירות מהצורך למלא את אחריות התפקיד שלהם. אחרים קשורים להרשאות כוח. אז, למנהל המשרד יש את הזכות לדרוש משאר הצוות לתקן את הטעויות שעשו ברשלנות במסמכי ההפקה, לקבוע את כמות התמריצים עבורם, או להחיל עונשים על עובדים רשלנים.
לעתים קרובות, מנהל המשרד הוא הקשר בין עובדים למקבלי החלטות. עמדה כזו מאפשרת לו להשיג תנאי עבודה טובים יותר ולהציג משאלות קולקטיביות לשיפור איכות העבודה של מחלקה מסוימת ושל המפעל כולו.
מאפייני תיאור התפקיד של מנהל המשרד במחלקת המכירות
מנהלי משרדים כבר זמן רב אין הכרח בחברות גדולות ולא כל כך גדולות, ולכן הם זקוקים לכישורים מיוחדים כדי למלא מקום פנוי שכזה. מקרה שכיח הוא שכמה מנהלי משרדים עם פונקציות מיוחדות, המפוקחים על ידי אחד, עובדים באותו מפעל. תיאורי התפקידים שלהם תואמים בעיקרם, אך נבדלים זה מזה במערך פונקציות נוסף.
לכן, אם מנהל המשרד עובד במחלקת המכירות, תיאור התפקיד שלו עשוי להכיל פריטים כמו:
- חפש נקודות מכירה חדשות;
- מעקב אחר שינויים במבנה הביקוש;
- הכנת מסמכי דיווח על מכירות מושלמות;
- עבודה ישירה עם הלקוח לקבלת הזמנות ועיבודן לאחר מכן;
- לעבוד על יידוע לקוחות על שינויים אפשריים במבחר הסחורות וחישוב מחירים מחדש;
- ארגון ישיבות הכרחיות;
- חתימה על חוזים לאספקת טובין.
דרישות נוספות עשויות להיות קשורות לפרטי הסחורה שמציעה החברה. אם החברה קשורה למכירת נדל"ן, תפקידו של מנהל המשרד עשוי לכלול הכנת חוברות מידע והכנת מסמכים ספציפיים.
אחריות מנהל משרד
במקרה של אי מילוי תפקידם, בעת ביצוע עבירות, לרבות חשיפת סודות מסחריים, או ביצוע פעולות אחרות הפוגעות בתדמית החברה, מנהל המשרד אחראי בהתאם לנורמות של התקנים המינהליים, האזרחיים והפליליים. אם נגרם נזק מהותי לארגון, העונש יוטל בהתאם להוראות קוד העבודה.
