דוגמה לתיאור משרות בארכיוני

תפקידו של עובד ארכיב נקרא הארכיוניסט. המשימה העיקרית של מומחה בתחום זה היא לארגן את עבודות הארכיון עצמו והפצת התיעוד בו. אנשי מקצוע כאלה נדרשים בכל מקום שיש תחלופה גדולה של ניירות רשמיים, במיוחד בארגונים הקשורים לביטוח, כספים, ובמיוחד במפעלים ממלכתיים. המסמך העיקרי אליו צריך להפנות העובד החדש הוא תיאור התפקיד של הארכיוניסט.

הוראות כלליות

רק ראש המפעל יכול לקבל או לפטר את הארכיוניסט. יתר על כן, ראשית, עליו להתייחס לחקיקה הקיימת במדינה. ההוראות צריכות לציין את מי שהוא המנהל הישיר של המומחה המחזיק בתפקיד זה.

כדי לעבוד כארכיונאי, על אדם לקבל השכלה מקצועית ראשונית ואז ניתן להתקבל לתפקיד גם ללא ניסיון בתחום זה. יש אפשרות שאדם עם השכלה תיכונית או כללית יקבל עבודה, אך אז עליו לקבל הכשרה מיוחדת בכיוון זה. ניסיון בעבודה למשרה זו הוא לא חובה.

מה צריך לדעת

מתיאור התפקיד של הארכיוניזם של המפעל עולה כי על העובד להיות בעל ידע מסוים: הוא מחויב ללמוד את התקנות, ההוראות ואת כל רשימת המסמכים המשפטיים הנוגעים לניהול עסק בארכיון בארגון זה. בנוסף עליו לדעת לאחסן, להשתמש במסמכים וגם על פי אילו סטנדרטים לקבל ולמסור אותם. הידע שלו צריך לכלול מערכת מדינתית יחידה של עבודה משרדית. בנוסף עליו להבין כיצד נערכים תיאורי המסמכים המאוחסנים, אילו מהם צריכים לאחסן לצמיתות ואילו רק באופן זמני, וכן לערוך פעולות הנוגעות להשמדתם.

מתיאור התפקיד של העוזר הארכיוניסט משתמע שעליו לדעת כיצד הדברים נעשים, לפי אילו כללים הם מוכנים לשימוש עתידי ובטיחות, כיצד נשמרים הרשומות ומכינים הצהרות במפעל. על אדם זה להבין את מבנה החברה בה הוא עובד, כמו גם את כללי השימוש בציוד וכל האמצעים הטכניים הנחוצים לביצוע עבודות בארכיון. בנוסף, הוא מחויב להכיר את כל הכללים והחוקים הפנימיים של הארגון, כולל הגנה מפני עבודה, בטיחות אש, שגרות וכן הלאה.

חובות

מתיאור התפקיד של הארכיוני של מוסד תקציבי משתמע שעליו לבצע תפקידים מסוימים: ביצוע עבודות הקשורות בארכיון, שמירת התיעוד שנשמר בארכיון, רישום המסמכים שהתקבלו, פיתוח הננומטוריה ובדיקת נכונות רישום הקבצים לפני הארכיון. אם יש צורך כזה, אז הוא מצפין את יחידות האחסון, מבצע שיטת ביצוע מיקום התיקים ומכניס אותם לרישום.

תיאור התפקיד של הארכיוני של מוסד רפואי מציע לו להכין תיאורי סיכום של התיעוד המאוחסן, חלוקתו ליחידות זמניות ובלתי מוגבלות. עליו לנהל רישומים ולהשמיד מסמכים במועד, שאורך חיי המדף שלהם פג כבר, וגם לפתח מערכת שבאמצעותה ניתן יהיה למצוא בפשטות ובמהירות את המסמך הרצוי.

פעולות אחרות

בנוסף, תחומי אחריותו בעבודה דורשים נוכחות במהלך הבדיקה לזמינות מסמכים למדע ולא רק. עליו לדאוג שהמסמכים יישארו על כנם, ובמידת הצורך לבצע איתם עבודות שיקום. מומחה זה גם מבטיח כי בחצרים בארכיון יש את כל התנאים הדרושים לאחסון רגיל של מסמכים.

על הארכיוניסט לפקח על יישום כללי הגנת האש, וכן להשתמש באמצעים טכניים מודרניים כדי לעבוד עם מסמכים. לבקשת עובדי ומבקרי הארגון, הוא מחויב להוציא עותקים או מקוריים של תיעוד ארכיוני, לערוך הפניות באמצעות המידע הקיים בארכיון ולהכין דוחות על עבודתו.

זכויות

מתיאור התפקיד של הארכיוני הרפואי עולה כי יש לו זכויות מסוימות. הוא יכול לבקש ולקבל מסמכים שקשורים לעבודתו. במידת הצורך הוא יכול לשתף פעולה עם מומחים ממחלקות אחרות של המפעל או מארגונים אחרים, אם זה עוזר לו לפתור את הבעיות המוסמכות שלו. אם יש צורך כזה, הוא יכול לייצג את האינטרסים של החברה שלו בארגונים אחרים בכל נושא שקשור ישירות לעבודת הארכיון.

אחריות

תיאור התפקיד של הארכיוניסט מניח שהוא אחראי לאי מילוי תפקידו ועבודתו באיכות נמוכה, למסירת מידע כוזב או מעוות על המשימות שבוצעו, על סירוב למלא הוראות מהשלטונות.

בנוסף, הוא אחראי על מצבים בהם זוהו הפרות, הפרות בטיחות או פעולות אחרות המאיימות על פעילות תקינה של המפעל, והעובד לא הודיע ​​עליהן ולא נקט כל צעד למיגור הבעיה. הארכיוניסט אחראי להפרת תקני העבודה.

תנאי עבודה

מתיאור התפקיד של הארכיוניסט עולה כי על הנהלת הארגון לקבוע את שעות עבודתו בהתאם לחקיקת העבודה. במקרה של צורך בייצור, על החברה לספק לו מקום עבודה תוך התחשבות בכל הנורמות והתקנים, כמו גם את כל הדרוש לביצוע נסיעות עסקיות, כולל מקומיות. יש לו גם הזכות לחתום על מסמכים שנמצאים במסגרת כשירותו.

סיכום

המסמך העיקרי עליו צריך להסתמך המומחה לתפקיד זה הוא תיאור התפקיד של הארכיוניסט. ללא קשר לארגון בו הוא עובד, הזכויות, החובות, הפונקציות והידע מתיישבים למעשה ויכולים להשתנות בהתאם לצרכים של מיזם מסוים ואילו משימות צוות ההנהלה מטיל לעובדיו.

עבודה כזו מצריכה קשב, התמדה, הכרת כללי הבטיחות עבור מסמכים חשובים, ידע בהערכת שווי מסמכים מסוימים וכן יכולת לארגן, למצוא במהירות ולהצפין מסמכים. גורם חשוב נוסף הוא עבודה עם אנשים, מכיוון שמקצועו של ארכיונאי כרוך בהוצאת וקבלת מסמכים שונים, ובדיקת נכונות ההרכבה והאותנטיות שלו. רק אדם קשוב, מוכן לעבוד עם כמות גדולה של מידע ולייצג את האינטרסים של החברה בארגונים אחרים, יוכל לבצע בצורה נכונה ואמינה תפקידי עבודה בתפקיד זה.