מקצוע התיעוד: אחריות תעסוקה

זרימת מסמכים הינה מרכיב חשוב בפעילות ואלמנט ניהול חיוני של כל מוסד, ארגון, מפעל. על מסמכים עסקיים להיות מורכבים כראוי, לאחסן באופן שיטתי ומיטבי. עם התפתחות הכלכלה גוברת זרימת המידע ומספר המסמכים בכל תחומי הפעילות האנושית. לכן, בימינו, הביקוש למקצוע חדש למדי הולך וגדל - מנהל מסמכים.

מיהו מנהל מסמכים

מומחה מסמכים הוא מומחה העוסק ברישום וחשבונאות של תיעוד. מקצועות קשורים הם מזכירה, ארכיביסטית, פקידה.

יש לערוך מסמכים אדמיניסטרטיביים של ההנהלה כראוי בהתאם לסטנדרטים ולהביא לידיעת העובדים, ודווקא אלה שלשמם נועדו ההזמנות. המסמכים נוטים להיות מיושנים, מחוץ למחזורם. במקרה זה, יש למיין אותם בהתאם למעשי החקיקה בנושא ניהול רישום ולהכניסם לארכיון. כל זה נעשה על ידי מנהל מסמכים.

תחומי העבודה של מומחה מסמכים עשויים להיראות משעממים. אבל זה רק במבט ראשון. באמצעותו של מנהל מסמכים, במיוחד אם הוא היחיד האחראי על ניהול המסמכים בארגון, כל זרימת המידע עוברת, הוא יכול לעקוב אחר עבודתם של כל המחלקות ולהבין את מנגנוני הפעילות והפיתוח של החברה.

בארגונים גדולים מתחלקים לרוב האחריות של מומחים בעבודה עם מסמכים: תכנון, רישום, כניסה למאגר מידע אלקטרוני, בקרת ביצוע, אחסון מבוצעים על ידי אנשים שונים ואפילו מחלקות שלמות.

מה שמנהל מסמכים צריך לדעת

על מנת לערוך נכון מסמכים בהם מוצג מידע בתמציתיות, בצורה ברורה וברורה, על מומחה לדעת את מטרתם וצורות הכנתם של כל סוגי המסמכים. על מנת לדעת כיצד נראה מסמך מחייב חוקית, עליו להחזיק ביסודות החוק.

מכיוון שכיום מרבית המסמכים מאוחסנים במדיה אלקטרונית, ויש צורך בחילופי מידע ממוחשבים, על מומחה ניהול המסמכים להבין את התוכנה. עליו ליצור מאגרי מידע אלקטרוניים ולהיות מסוגל לתקשר עם כוח אדם המשרת מערכות אוטומטיות ליצירה, אחסון והעברת מסמכים.

כדי לאחסן מסמכים בארכיון, מומחה צריך לדעת כללים ומפרטים מסוימים. מטרת המסמכים וסודיותם, תנאים, תנאי האחסון - על פי קריטריונים אלה, עליך למיין את המסמכים בארכיון, ואז ליצור מערכת חיפוש יעילה.

אחריות תיעוד

תחומי העבודה של מנהל מסמכים במוסד כוללים

- אוסף, חשבונאות, אחסון ובקרת מסמכים;

- שיטת זרימת עבודה והבטחת העברת מסמכים;

- ארגון זרימת מסמכים מיטבית בתוך הארגון;

- ארגון אחסון ופיתוח מסווגי תיעוד;

- מיון, בחינת ערך והעברה לארכיון המסמכים עם תוקף פג;

- התייעלות של תיעוד נכנס;

- פיתוח טפסים וגיליונות מסמכים סטנדרטיים;

- יצירת בסיסי מסמכים עם יצירת מספרי רישום ומדדים וכתובות אחסון אלקטרוניות;

- הכנת חומרים נחוצים לישיבות, משא ומתן ופגישות.

מנהל המסמכים המוביל מבצע את תפקידו הרשמי, למעשה, אותו דבר, אך עם חלק גדול יותר של אחריות, בנוסף נותן משימות לעובדים הנמוכים יותר.

תחומי העבודה של מנהל מסמכים במוסד חינוכי

מנהל מסמכים במוסד חינוך צריך לדעת, בין היתר, את פעולות החקיקה של חוק הפדרציה הרוסית "בנושא חינוך". מאחר ובגנים ובבתי ספר יש צוות מוגבל, מנהל המסמכים משלב את תפקידם של המזכירה, הפקידה ועובדי כוח האדם, מונחה על ידי ההמלצות המתודולוגיות לעבודה עם מסמכים במוסדות חינוך כלליים (מכתב משרד החינוך של הפדרציה הרוסית מיום 02.12.2000 מס '03-51 / 64).

תפקידו של מנהל מסמכים בגן כולל, בין היתר, עריכת חוזי עבודה עם עובדים וביצוע תיקים אישיים ושמירת ספר ילדים. הוא עובד גם עם דלפק רישום צבאי ושומר על תיעוד מתאים אם ישנם עובדים בעלי אחריות צבאית במוסד.

מנהל המסמכים משלים את חובותיו הרשמיות בבית הספר על ידי הכנת טיוטת מסמכים מינהליים על תנועת הנותן ומילוי תיקים אישיים, שמירת ספר תלמידים אלפביתי והתחשבות בשעות העבודה בבית הספר של עובדי בתי הספר, עיבוד ועיבוד העברת התיקים האישיים של התלמידים לארכיון.

מוסדות השכלה גבוהה עורכים לא רק פעילויות חינוכיות, אלא גם מדעיות.

תפקידו של מנהל מסמכים באוניברסיטה גורם למומחה לפחות באופן כללי להבין את הפרופיל של סגל מסוים, מכיוון שהוא צריך להכין מסמכים לישיבות ולפגישות ולנהל את פרוטוקוליהם ושיחות הטלפון שלהם מטעם הדיקן.

איכויות אישיות של מומחה לניהול מסמכים

קשב הוא האיכות החשובה ביותר של מומחה בעבודה עם מסמכים. דיוק, קפדן ואחריות משלימים את רשימת התכונות האישיות הנחוצות לעבודה עם ניירות עסקיים. שגיאות בנתונים, הפרת החוק, אובדן מסמכים יכולים לעלות לחברה רבות בעת כריתת חוזה או ביקורת כוח אדם.

נפחי המידע שמנהל מסמכים עובד איתם דורשים זיכרון טוב.

כדי לעבוד בכל תחום הוא זקוק להתמדה ואוריינות בעבודה עם ניירות, ובתחום ניהול כוח האדם - ויכולות ארגוניות, ויצירתיות וכישורי תקשורת.

קביעת המטרות הנכונות ועבודה עם מבנה החברה, התכונות היזמיות כביכול, נחוצות כדי שמנהל המסמכים יארגן את זרימת העבודה והסיווג האופטימליים.

לעתים קרובות בחברות קטנות מנהל המסמכים עובד לבד. ארגון עצמי, משמעת ושליטה עצמית מסייעים בארגון עבודה אפקטיבית.

דרישות מסמכיות

מסגרת רגולטורית איתנה לניהול מסמכים דורשת הכשרה. לפיכך, בעת ההעסקה נדרשת תעודת בגרות של מוסד השכלה גבוהה או מוסד חינוך מיוחד משני במומחיות "תיעוד", "תמיכה בתיעוד של מפעל". יש גם התמחויות קשורות: "תמיכה בתיעוד בתחום המשפט" או "תמיכה במידע של מיזם".

מסמכים חקיקתיים וחוקים, מנהלים, נורמטיביים ומנחים של גופים גבוהים יותר הקשורים לזרימת עבודה הם דרישות כלליות למסמכים שמנהל מסמכים צריך לדעת. תחומי האחריות התפקידיים דורשים ידע, או לפחות יסודותיהם, על שיטות ניתוח, מחקר, תכנון, יישום ופיתוח מערכות תיעוד, על תכנון ותפעול מערכות בקרה אוטומטיות; ארגון ארכיון ותכנות בסיסי.

היתרונות והחסרונות של מקצוע מנהל המסמכים

המקצוע של מנהל מסמכים הוא אוניברסאלי. תעודה וידע במומחיות מאפשרים לבוגר לעבוד בכל ארגון, מכיוון שזרימת העבודה נמצאת בכל מקום. זה היתרון העיקרי של המקצוע.

היתרון השני יכול להיחשב כהזדמנות לעבוד כמנהל, ארכיביסט, פקיד, עוזר מזכיר, מנהל משרד, עוזר מנהל ולא רק כמנהל מסמכים.

היתרון השלישי הוא שלמרות העבודה השגרתית לכאורה, מנהל המסמכים נמצא במרכז זרימת המידע בארגון ובבעלותו כמעט את כל סודותיו. לפעמים, בנוסף להנהלה הבכירה, הוא הבעלים היחיד של הסודות הללו.

ניסיון בעבודה ורוח יזמית מאפשרים למנהל המסמכים לארגן עסק משלו לצורך מתן שירותי מידע במידת הצורך.

יתרונות המקצוע כוללים עבודה במשרד בתנאים טובים, ללא קשר לפרופיל המיזם ולוח זמנים קפדני.

החסרונות של המקצוע התיעודי הם אחידות, והכי חשוב, אחריות גדולה.

היכן מנהל מסמכים יכול לעבוד?

מכיוון שמנהלי מסמכים שקיבלו השכלה בפרופיל שלהם יכולים לעבוד עם כל סוגי המסמכים (חשבונאות, כוח אדם, מדעי וטכני), הם יכולים להיות מבוקשים בארגונים שונים:

- ברשויות, מקומיות ומדינות כאחד;

- בגופי ניהול מחלקתיים;

- בשירותים ארכיוניים ותיעודיים של הנדסה ועיצוב, מוסדות מחקר, שירותי בריאות, ארכיונים, ספריה ומוזיאונים, מבני אכיפת חוק;

- בשירותים מנהליים ומחלקות של מבנים מסחריים: ניירת, ניהול משרד, ניהול כוח אדם;

- בעסקי פיתוח מערכות מידע, ייעוץ תיעוד, ביקורת אבטחת מידע.

צמיחת קריירה של מנהל מסמכים תלויה במקום העבודה. במבנים גדולים הוא יכול לעלות למנהל העניינים, בקטן - לעוזר המנהל. שיא הקריירה של ניהול מסמכים יכול להיחשב כהכנת מסמכים לממשלה ולנשיא הפדרציה הרוסית.