מבקר פנים: תיאור תפקיד, תפקודים ואחריות

השליטה בארגון מתבצעת באופן חלקי על ידי ביקורת פנימית. זה קטע זה של הנהלת המשרד שמראה עד כמה התהליך אמין ויעיל. המבקר הפנימי, איש מקצוע העוסק בהערכה חסרת פניות ומקצועיות של מצב העניינים של החברה, מפעיל בקרה. ראוי לציין כי אחת הדרישות החובה של הבנק המרכזי של המדינה היא נוכחותה של מחלקה כזו בכל המוסדות הפיננסיים.

כרגע מבוצעת ביקורת פנימית גם בחברות שאינן קשורות למגזר הפיננסי. אם יש מחלקה כזו, הנהלת החברה תמיד מודעת לשלום, העובד מציג נתונים אובייקטיביים על בסיסם ניתן לקבל החלטות רצינות. בנוסף, אם לחברה יש מבקר פנים, עובדים ממלאים בצורה יעילה יותר את תפקידם, שכן מומחה זה מפעיל עליהם השפעה פסיכולוגית וחינוכית, ושולט על ביצועיהם. זה גם מאפשר להתכונן היטב לביקורת חיצונית.

הוראות כלליות

העובד הנשכר לתפקיד זה הוא מומחה. כדי לקבל משרה זו, על המועמד לקבל השכלה כלכלית או מקצועית גבוהה יותר. המעסיקים זקוקים גם להכשרה מיוחדת ולפחות שנתיים של ניסיון בעבודה בתחום הנהלת החשבונות או שנה כמבקר.

רק מנהל חברה יכול להעסיק או לפטר עובד. המבקר הפנימי מדווח למנהל הראשי של החברה או לסגנו. אם העובד נעדר מסיבה טובה, תפקידו מוקצה לסגנו או לכל עובד ממונה אחר. יחד עם זאת, הוא לוקח על עצמו לא רק את תפקידיו, אלא גם זכויות עם אחריות.

הידע

עובד שמתקבל לתפקיד זה נדרש להכיר את כל חומרי ההדרכה והמתודולוגיה הנוגעים לפעילות הכלכלית של המפעל. הוא גם צריך להבין את שיטות השוק לביצוע פעילויות, להבין על פי אילו עקרונות הכלכלה מתפתחת, מהם התכונות והדפוסים שלה.

תעודת מבקר הפנים מניחה שהוא מכיר את כל התקנים, השיטות והנהלים הקשורים בפעילותו הישירה. על עובד להכיר את פרופיל החברה שלו, ההתמחות והמבנה שלה. עליו להבין חשבונאות, להבין כיצד נערכים מסמכי חשבונאות ואילו תקנים בינלאומיים מיושמים בחברה.

ידע אחר

עובד המחזיק בתפקיד זה נדרש לדעת באילו שיטות מתבצעות הפעילות האנליטית של המבנה הכלכלי והפיננסי של הארגון, כיצד מתבצעות ביקורת ותיעוד תיעודיים. על העובד להיות מידע על אופן הזרימה של הכסף בחברה, האם יש הלוואות ועל פי אילו סטנדרטים נוצרים מחירים בשוק. בנוסף, המבקר יודע לארגן ולנהל עסקים, כיצד מצטברים מסים.

הידע של המבקר הפנימי צריך לכלול חקיקה פיננסית, עבודה, מס וכלכלה, ניהול, שיווק, אתיקה של תקשורת עסקית, ארגון הייצור, יסודות כלכלה, ניהול. על העובד להיות מסוגל להשתמש בתקשורת, תקשורת וטכנולוגיית מחשבים, כולל מחשב אישי ותוכנה מיוחדת.

פונקציות

תפקידו העיקרי של העובד שנשכר לתפקיד זה הוא ביקורת פנימית של רואי החשבון. עליו לשלוט בניהול והדוחות הכספיים של החברה, לערוך את ניתוחו, לוודא שהמידע אמין, נערך בזמן ובזמן הנכון להגיע להנהגה. בנוסף, הוא מעורב באיחוד וסטנדרטיזציה של תהליכי חשבונאות במפעל, מכין תוכנית ותקציב לביקורת בחברה ומספק אותה להנהלה הבכירה.

לאחר אישור התוכנית, הוא מבצע את כל הבדיקות והתיקונים הכלולים בה, על פי לוח הזמנים שנקבע בעבר. כמו כן, עובד זה עוקב אחר יישום התקציב, בודק את בטיחות הנכסים ומפקח על יעילות השימוש בהם, מפקח על זליגת המידע ואינו מאפשר לעובדים שתחום הכישורים שלהם מותר למידע פיננסי.

חובות

באחריות מבקרי הפנים הפנימיים להעריך גם את סוג המומחים של חוזים ופרויקטים. העובד המחזיק בתפקיד זה עוקב אחר שלמות הנתונים החשבונאיים בדיווח על עסקאות וחוזים שחתמו, כמו גם במסמכים הרושמים את תוצאות החברה וקבלניה.

הוא מחויב לזהות את הרזרבות הפנימיות של החברה ולקבוע כיצד יעילה ורווחית יותר עבור החברה להשתמש בהן. העובד עוקב אחר הוצאת הכספים הנלווים לתוכניות ופרויקטים. הוא מנתח את הרווחים וההוצאות של החברה, מייעל ומתכנן לשלם מיסים.

פעולות אחרות

מבקר פנים מוסמך נדרש לבצע ביקורת סלקטיבית לזיהוי חובות ומחסור. היא שולטת ביעילות ובזמן של החברה וגורמי הנגד שלה ממלאים את התחייבויותיהם. העובד מנתח את הזכאים והחייבים, מציע פתרונות למזעורם. הוא עוסק בפיתוח תוכנית המלצה שמטרתה לחסל את החריגות שזוהו בעבודת החברה.

במהלך יישום תוכניות ופרויקטים חדשים בחברה, מבקר קובע את הסיכונים החיצוניים והפנימיים האפשריים ומנתח אותם. שולט בצוות אם פעילויותיהם קשורות למגזר הפיננסי, מבצע ניתוח של תיאורי תפקידים ומוודא את הדיוק והיעילות של חלוקת האחריות בין העובדים. הוא יכול להבחין בין סמכויות, להציע למחלקת כוח האדם לבצע שינויים אובייקטיביים בתיעוד הניהולי.

חובות אחרות

מבקר פנים מוסמך נדרש לפתח תקנות פיננסיות למדיניות הפיננסית של החברה ולמגזרים, נהלים והוראות שלה. בנוסף העובד משתתף בהכנת מסמכי דיווח הקשורים לחשבונאות מאוחדת ומאוחדת, מכין את החברה לביקורת חיצונית.

העובד עשוי להיות מורשה לבצע באופן זמני או קבוע תפקידים אחרים שאינם קשורים לביקורת, למשל, ניתוח פרויקט ההשקעה, תחזוקת מחלקת הנהלת החשבונות, התאמת נתונים עם ספקים וקבלנים. בנוסף, מבקר הפנים מייעץ להנהלת החברה על היקף פעילותו. עובד מחזיק תיעוד חשבונאי, מספק דוחות ונתונים אנליטיים לממונים עליו, מכין חוות דעת מומחים וכדומה.

זכויות

למבקר הפנימי של ה- CIA הזכות לגשת לכל מחלקות החברה וכן לבקש את כל המידע הדרוש לביקורת. יש לו את הזכות לתת לעובדי החברה צווי מחייב הנוגעים לפעילותם, בפרט, להביא מסמכים מסוג פנימי לטופס דיווח העומד בתקנים ובחוקים החלים. הוא עשוי לחייב את הצוות לתקן את כל השגיאות והאי-דיוקים, וכן לנקוט באמצעים לתיקון הליקויים שזוהו. אם מתעוררות שאלות במהלך הביקורת והתיקונים, לעובד הזכות לבקש הסברים מהעובדים האחראים לכך.

זכויות אחרות

יש לו את הזכות להורות לעובדים להתחיל בהכנות לביקורת חיצונית, להציע להנהלות הצעות מושכלות שמטרתן לשנות את מערך הבקרה בחברה. בנוסף, הוא עשוי להציע שינוי במדיניות הניהול בחברה.

תיאור התפקיד של המבקר הפנימי מניח כי יש לו את הזכות להכיר מסמכים הקשורים ישירות לפעילותו, כולל הוראות, רשימת חובות, קריטריונים להערכת יעילות העבודה שלו ועוד. הוא יכול גם להגיש לרשויות לבחינת הצעות לביצוע פעילויות המאפשרות להפוך את מילוי תפקידו למושלם יותר. בנוסף, עומדת בפני העובד הזכות לקבל מההנהלה את מלוא התנאים הטכניים והארגוניים הנחוצים כדי לעבודתו.

אחריות

העובד אחראי לביצוע לא תקין של תפקידיו שהוקצו לו על ידי החברה, בהתאם לחקיקה הקיימת במדינה. ניתן לתת עליו דין וחשבון בעבירות מנהליות, עבודה ופלילים שנעשו במהלך מילוי תפקידם. וגם בגין גרימת נזק מהותי לחברה במסגרת החקיקה הקיימת במדינה. הוא אחראי לחשיפת מידע סודי וחריג מסמכותו, כמו גם לשימוש בהם למטרות אישיות.

אימונים

לגורמים משפטיים ולאנשים פרטיים יש את הזכות לבצע פעולות ביקורת אם יש להם רישיון מתאים לכך, מה שנקרא תעודת מבקר פנים. בכדי להשיג זאת עליכם להיות בעלי השכלה משפטית או כלכלית, כמו גם ניסיון בתחום הביקורת. בנוסף, תצטרך לעבור בחינות נוספות כדי להשיג את הכישורים הנדרשים. ישנם כרגע ארבעה סוגים של אישורים. לרוב, מעסיקים מעוניינים בפונים שקיבלו תעודת ביקורת כללית. אך ישנם מקרים בהם יש צורך במומחים ממעגל צר יותר - אלה מבקרי בנקאות, חליפין, ביטוחים והשקעות. הכשרת מבקרי פנים מבוצעת במרכזים מיוחדים.

דרישות המועמדים

מעסיקים באמת מעריכים עובדים שיש להם כישורי תקשורת טובים, מכיוון שהם צריכים לעבוד עם צוות החברה ולפתור סוגיות שלא תמיד ניתן לפתור ללא קונפליקט. חשוב מאוד שמבקש התפקיד יוכל לבטא באופן קוהרנטי את מחשבותיו הן בעל פה ובכתב. אכן, רק בדרך זו הוא יוכל להעביר לצוות מה בדיוק נדרש ממנו, ולממונים עליהם לדווח על המצב הקיים ולהעביר מידע חשוב.

על העובד להיות מסוגל להגן על נקודת מבטו, מכיוון שבמהלך עבודתו הוא יצטרך להוכיח שאדם אחר אשם בבעיה שהוא זיהה, ועליו לתקן זאת. נראה כי מבקר חסר ביטחון יתמודד עם תפקידיו, מכיוון שהוא לא יוכל להרשיע עובדים חסרי מצפון, הביקורות והבדיקות שלו לא יובילו לשום דבר, הוא לא יוכל להוכיח לרשויות על מידת התאמתן של פעולות מסוימות לפתרון המצב הנוכחי.

עליו להיות מסוגל לתכנן את יומו בכוחות עצמו, כלומר להיות בעל דרגה גבוהה של התארגנות עצמית, מכיוון שככזה אף אחד לא שולט עליו. על העובד לקבוע לעצמו משימות ולבצע אותן. מעסיקים בדרך כלל נותנים העדפות למועמדים בעלי התייחסות אנליטית, ללא קריטריון זה ספק אם העובד יוכל לבצע את פעילותם המקצועית במלואה.

משימות עובדים

בדומה לחיצוני, על המבקר הפנימי לערוך ביקורות עצמאיות של כל התהליכים במשרד על מנת לנתח אותם ולהעריך אותם. זה מבטיח עמידה בתיעוד פנימי ועסקאות פיננסיות הנערכות בחברה, בהתאם לחקיקה הקיימת במדינה. בנוסף, הוא בודק ומבטיח את דיוק הדוחות הכספיים והחשבונאיים של החברה. משימותיו כוללות צמצום בזבוז מס, פיקוח על זמינות ושמירה על נכסי החברה, סיוע למנהלים ומנהלות בניהול משאבי אנוש.

סיכום

תוצאת הביקורת הפנימית היא לא רק הכנה לחיצוניות, אלא גם המלצות: כיצד להגביר את היעילות ולהגמיש את עבודת החברה, לארגן מעקב אחר כוח האדם לאחר מכן. כאשר יש צורך לבצע ביקורת, המנהל הראשי קובע, על בסיס מחזור החברה, מבנה הניהול, פעילויות, כמות משאבי האנוש וגורמים אחרים.

אם יש לחברה לפחות ארבע מחלקות ויש כמה רואי חשבון, הרי שאין להכחיש את כדאיותה של ביקורת פנימית. זה יעזור להפחית את עלויות החברה בביקורת חיצונית. אם אנחנו מדברים על חברות גדולות, אז הם לא מעסיקים עובד אחד, אלא מחלקה שלמה בראשות איש המקצוע הזה. צוות העובדים עשוי לכלול מגוון רחב של מומחים מתמחים, בהתאם לעבודה שעליהם לבצע. בזכות עובד כזה הפרודוקטיביות של כל העובדים האחרים עולה, הרווח עולה.