מנהל משרד - מי זה? תפקידו של מנהל המשרד

"פלנקטון", "מנהלים" - כל ההגדרות הבלתי משואות הללו נוגעות לעבודתם של עובדי המשרד. אבל האם עבודה כזו כל כך חסרת תועלת? מנהל משרד - מי זה? מה האחריות שלו?

מנהל משרד - מי זה?

מקצועו של מנהל משרד מבולבל לרוב במקצוע המזכירה. אך עדיין יש הבדל בין התמחויות אלה. אז, מנהל משרד - מי זה?

מנהל תחום זה הוא מנהל משרד או מנהל מערכת. זה מסדיר את העבודה במשרד, בהיותו קישור אינפורמטיבי חשוב בין עובדים לממונים, לקוחות ועובדים וכו '.

ככל שפעילותו של ארגון פעילה יותר, כך יש לה יותר בעיות בענייני ארגונים קטנים ותיעוד. יישומם ומספק מנהל משרד.

הוא דואג שכל המסמכים הנוכחיים, כמו גם הוראות מממונים עליו, יבוצעו כדין. במקביל, יש להעביר הוראות לעובדי החברה במועד, יש לקחת בחשבון את כל התלונות של המבקרים ולהעביר את ההצעות של העובדים לרשויות.

כך, עבודה משרדית, כמו גם תקשורת בחברה, נופלות חלקית על כתפיהם של מנהלי המשרדים.

מקום העבודה והשכר

יש צורך במנהל משרד בכל חברה שיש לה משרד, מנהל ולפחות כמה עובדים. בארגונים קטנים רשימת האחריות של מומחה כזה קטנה בהרבה מאשר למשל בתאגיד ענק. בחברה גדולה עשויים להיות כמה מנהלי משרדים, וכל אחד מהם מוקצה למחלקה שלו.

מסתבר שהביקוש למומחים כאלה הוא די גבוה ואולי ימשיך לגדול. אבל אין כמעט סיכויי קריירה. במיוחד אם בנוסף לניהול משרדים, אדם כבר אינו בעל מקצוע כלשהו.

בשל העובדה שהתפקידים אינם מורכבים מדי, התחרות על משרה אחת, לפחות ברוסיה, גבוהה למדי - 6 אנשים לפנוי. במקביל, השכר נמוך בסטנדרטים הוניים - 27 אלף רובל.

בבירה התרבותית - סנט פטרסבורג - שכרם של עובדים כאלה נמוך בכ5-7 אלף, והתחרות גבוהה פי כמה. ככל שהרחוק לפריפריה של המדינה, השכר נמוך יותר ויותר מועמדים לתפקיד.

איכויות אישיות הכרחיות

ההזמנות שקיבל מנהל המשרד, ככלל, זקוקות לביצוע דחוף ומיידי. לפיכך, המבקש נדרש, ראשית כל, חריצות, זריזות ועמידה בזמנים. חשוב גם זיכרון טוב וריכוז.

מי שמחזיק בתפקיד זה צריך להיות ידידותי וחברותי, מכיוון שבמצבים מסוימים הוא משמש כנציג החברה מול לקוחות.

על מנהל המשרד לנהל נאום מוסמך ומובנה מבחינה לוגית, כמו גם לאתיקה עסקית, שכן הוא מעורב לעתים קרובות בארגון משא ומתן עסקי וישיבות תאגידיות.

גם ידע שימושי, כמו מספר הטלפון של חשמלאי טוב או שירות משלוחי צהריים, לא יפגע. אכן, בחברות רבות ההזמנה במשרד, כמו גם שובע העובדים נשלטת גם על ידי המנהל.

כישורי מנהל משרד חיוניים

1. הדרישה הראשונה לעובד כזה היא הכרות טובה עם המחשב האישי והאינטרנט. אם בנוסף ל- Word ו- Excel, המבקש יהיה בעל פוטושופ או מנהל הבוחרים של Office, זו סיבה נוספת להעסיק אותו, ולא מישהו אחר.
2. מהירות הדפסה גבוהה. היכולת להקליד טקסטים במהירות היא אחת החשובות ביותר עבור מנהל משרד.
3. כישורים בניהול אדמיניסטרטיבי המתקבלים בעבודות קודמות נדרשים אם אדם מקבל משרה בחברה גדולה.
4. כישורי ניירת. תיעוד הוא אחת האחריות העיקריות של מומחים מסוג זה, כך שידע בסיסי הוא הכרחי.
5. שימוש בטוח בציוד משרדי. פקסים, מדפסות, סורקים - כל זה צריך להיות ביכולתו של מנהל המשרד.
6. מיומנויות של תקשורת מוסמכת ודיפלומטית. על מנהל המשרד לא רק לתקשר במיומנות, עליו להיות מסוגל לפתור מצבי קונפליקט, במידת הצורך.
7. מיומנות בשפה זרה. בחברות בינלאומיות גדולות, מנהל המשרד חייב להיות שוטף לפחות באנגלית בסיסית.

הוראות כלליות בתיאור התפקיד

תפקידו של מנהל המשרד מאושר על ידי מנכ"ל החברה. בחברות שונות זה עשוי להיות שונה מבחינות מסוימות, אך באופן כללי הוראותיו העיקריות אינן משתנות. חובה להכיר את הוראות העבודה לפני חתימת חוזה ההעסקה, כדי לא להתלונן אחר כך כי מילוי חובות מסוימות לא היה חלק מהתכניות שלך.

הוראות כלליות עשויות להצביע על:

• האחראי על שכירת מנהל המשרד;
• הזכות לשחרר אותו מתפקידו;
• אליו מדווח העובד;
• המדווח למנהל המשרד;
• שמבצע את תפקידו של מנהל משרד בהיעדרו וכו '.

בדרך כלל מנהלי המשרדים מדווחים למנכ"ל. מנהלי המשרד מדווחים על שליחים, נהגים, מנקים וכו '.

כמו כן, בהוראות הכלליות ניתן לציין איזה עובד עם דרגת הסמכה ניתן לקבל לתפקיד המתואר.

חובות ישירות

הפסקה הבאה בהוראות קובעת את תפקידו של מנהל משרד.

עבור קורות חיים עבור משרות פנויות, לעתים קרובות המועמדים כותבים בטור נפרד מה האחריות שהם מילאו במשרה קודמת במשרד. כך שהמעסיק מקבל מידע נוסף על כישוריו של הפונה.

אילו פריטים עשויים להיות באחריותו הישירה של מנהל משרד?

1. פיקוח על שיחות טלפון. על העובד לענות לשיחות נכנסות, כמיטב יכולתו, לענות על שאלות מצד מתנגדים, וכן להודיע ​​לממונים עליו על המידע שביקשו להעביר.
2. אוצר תיעוד. אחסון וחשבונאות של מסמכים, בקרת התכתבויות, ביצוע הזמנות וכו '. אלה האחריות הישירה של מנהל המשרד.
3. העתקת מסמכים. בהנחיות מיוחדות של הבוס העובד מבצע העתקה ושכפול של העבודה.
4. מבצע מכתבים, בקשות - כלומר התכתבויות עם שותפים, לקוחות או ספקים לבקשת המפקח המיידי.

תפקידו של מנהל משרד עשוי לכלול לפחות שישה סוגים אחרים של עבודה. אך בכל חברה, עומס המומחים בקטגוריה זו נקבע באופן אינדיבידואלי.

זכויות מנהל המשרד

כל הוראה של מנהל משרד כוללת לא רק חובות, אלא גם זכויות.

1. למסור מידע מלא. לביצוע משימות מסוימות יש למנהל המשרד הזכות לדרוש מתן כמות מידע זה, כולל סודיות שהוא זקוק לה.
2. הצעות רציונליות קול. אם לצורך ארגון העבודה המשרדית יש צורך בחידושים או בהוראות נוספות של המנהל הכללי, אז יש למנהל הזכות להציע להציג אותם.
3. דרוש תנאי עבודה נאותים. אם לא ניתן לבצע את התפקידים הרשמיים בגלל היעדר תנאים הכרחיים, מנהל המשרד רשאי לדרוש את יצירתם.
4. לפעול במסגרת המסוגלות. לאחר שלמד את תיאור התפקיד, לעובד יש את הזכות לקבל החלטות ולתת הוראות, אך רק במסגרת יכולתו.

זהו מדריך גס לזכויות שיש למנהל משרד. ניתן להשלים אותם או לצמצם אותם בהתאם לפרטי המוסד.

אחריות

מנהל משרד הוא מקצוע שיש בו גם אחריות מסוימת. היקפו ועונשו בגין הפרת התקנון נקבע על ידי כל מעסיק באופן פרטני. הנקודות השכיחות ביותר עליהן מוטלת האחריות בתיאורי משרות נראות כך.

1. על יחס רשלני לחובותיהם. ביצוע הזמנות בטרם עת וכל רשלנות אחרת היא אשמתו של העובד, עליו יש צורך לענות.
2. לחשיפת מידע סודי. בחוזי עבודה ותיאורי משרה עליכם לקרוא בעיון את סעיפי הסודיות למידע. לצורך הגילוי שלה, לרוב אתה יכול לאבד את עבודתך.
3. בגין הפרת יכולת. פעולות שמעבר לתחום כשירותו של העובד אינן מותרות.
4. בגין הפרה של לוח הזמנים לעבודה וכו '. הפרת לוח הזמנים של העבודה, כללי בטיחות אש או אמצעי זהירות הם גם באחריות העובד.

היתרונות והחסרונות של המקצוע

למקצוע זה, כמו רבים אחרים, מספר יתרונות וחסרונות. אז, מה היתרונות בעבודה על מנהל המשרד?

תגובות העובדים העובדים בחזית זו קשורים, קודם כל, לביקוש הגבוה למקצוע זה: לאחר שצבר ניסיון כלשהו בתחום זה, מציאת מקום שכר טוב יותר אינה קשה. המיומנויות הניהוליות הנרכשות בתהליך העבודה רלוונטיות בחיי היומיום. בנוסף, עבודה כמנהלת משרד מאפשרת לך לפתח את כישורי התקשורת שלך.

בין המינוסים הוא העומס הפסיכולוגי המוגבר שחווים עובדים, מכיוון שביום עבודה אחד אתה צריך לפתור הרבה סוגיות מגוונות. בנוסף, מנהלים, בנוסף לחובות ישירות, מעמיסים לרוב על מנהלי המשרד בקשות אישיות והוראות נוספות.

היכן ללמוד את המקצוע?

מנהל המשרד שזהו ברור מהאמור לעיל. עם זאת, היכן ניתן ללמוד מקצוע זה?

אין סגל מיוחד שיכין מנהלי משרדים באוניברסיטה כלשהי. אך לעיתים קרובות המנהל רוצה שאדם בעל השכלה גבוהה ימלא תפקיד זה. איזו חינוך זה לא תמיד חשוב - העיקר שהמבקש הוא בוגר האוניברסיטה. בערים מחוזיות ניתן למקם עמדה זו גם לאחר 9 שיעורי חינוך. כל חברה מחליטה באופן פרטני איזה מנהל משרד היא זקוקה.

יותר מכל, המעסיק יתעניין במאפיינים אחרים של המועמד:

• האם עבד בתחום זה בעבר;
• כמה בקיא במחשב;
• האם הניירת יודעת;
• האם הוא מדבר שפות וכו '.

אינך יכול להנחות את הכישורים התקשורתיים של אדם. אם הכל תקין על פי מדדים אלה, הסיכוי לקבל עבודה עולה.