הכנת מכתבים היא רגע חשוב בפעילותו של אדם וארגון

הכתיבה הומצאה לאחר שהאנושות למדה לדבר ולהבין זה את זה. מאז ימי קדם אנשים כתבו זה לזה מכתבים, והביעו את רגשותיהם, רגשותיהם, רגשותיהם או פשוט סיפרו על אירוע. פעם זו הייתה הדרך היחידה לתקשר לאורך מרחקים ארוכים. כיום הטקסט בכתב-יד נעשה הרבה פחות בשימוש, אך העיצוב הנכון של האותיות עדיין לא משתנה.

מכתבים באים בצורות רבות. זה יכול להיות טקסט פשוט המועבר בין קרובי משפחה, חברים או מכרים. במקרה זה תוכלו לערוך מכתב לפי שיקול דעתכם. יתר על כן, אף אחד אפילו לא ישים לב לעובדה שישנם חסרונות.

מכתבים עסקיים הם סיטואציה שונה לחלוטין. זה דורש סגנון מיוחד עם שימוש בביטויים מנומסים ובמילים הנחוצות. הכללים לכתיבת מכתבים עסקיים מרמזים על המבוא והמסקנה, כמו גם על החלק העיקרי. האחרון בדרך כלל מספק הבהרה או הוכחה. מכתב עסקי דורש עקביות, תמציתיות, נכונות ואמינות. המצגת נעשית בדרך כלל מהגוף הראשון ברבים, או מהגוף הראשון או השלישי יחיד. אם המכתב מופנה, למשל, למנהיג, ניתן להשתמש בביטוי "יקרים …", ולסיכום עליך לחתום: "בכנות …". הכנת אותיות בסגנון עסקי מחייבת עמידה בסכום מסוים, אשר אם ניתן לא יעלה על עמוד A4 אחד. יש צורך לציין כל שאלה בפסקאות נפרדות, מכיוון שבצורה זו קל הרבה יותר לנתח את המידע שהתקבל.

כאמור, מכתבים עסקיים מונפקים בסגנון רשמי קפדני. לכן יש לעמוד בזה לאורך כל המצגת. חשוב לזכור שהתכתבות מתנהלת עם גורמים רשמיים או מנהלים, לכן יש לספק מידע מבלי לעבור על גבולות המותר (אל תעבור לאישים או כפה את דעתך), ונושא הדיון העיקרי הוא פעילויות הארגון.

עיצוב אותיות זה מקובל לחלוטין על כל סוגי ההתכתבויות הרשמיות. זה יכול להיות:

- תשובה, בקשה, הצעה, ערעור.

- הודעה, שהיא לרוב תגובה לערעור. כאן תוכלו להשתמש בשיחות מילים כמו "מידע", "הודע" וכן הלאה.

- מכתב ערבות. עריכת מכתב כרוכה באישור פעולה או בקשה.

- מכתב הנחיה המפרט הוראות או הודעות מממונים לפקודים.

על מכתבים עסקיים בהכרח להכיל מידע אמין ורלוונטי בלבד. השימוש בביטויים או ביטויים מגונים שאינם מתקבלים על הדעת בסביבה זו אינו נכלל. כתיבת מכתבים היא רגע מאוד רציני ומכריע, עליו תלויים לפעמים הצלחת עסקה, עבודה או רגעים חשובים אחרים בחייו של אדם ופעילותו.