מזכירה מקצועית. הרפרנט הוא

הרבה בנות חולמות להתחיל קריירה בתפקיד מזכירת המשנה. זהו רצון רגיל וסביר לחלוטין. רק לא כולם חושבים על מה שצריך בשביל זה (למעט מראה אטרקטיבי). אבל זה יהיה שווה את זה. אחרי הכל, המפנה הוא לא רק "פנים יפות" לצד המנהיג. במקום זאת, מדובר ב"מדריך "בכל הנושאים: ילדה יודעת הכל וחכמה שמוצאת דרך לצאת מכל סיטואציה. בואו נסתכל מקרוב.

מה שאתה צריך כדי להיות מסוגל לעשות

בכל ארגון קיימת הנחיה של המזכירה-מפנה. הוא מכיל רשימה (לפעמים מפורטת, לפעמים לא ממש) של חובות רשמיות. אלה כוללים כישורים. אדם שיש לו מזל לקבל משרה כזו, אמור להיות מסוגל לתקשר עם לקוחות, לנהל משא ומתן (אישי וטלפון), לבחור ולארגן חומרים, להכין תקצירים ועוד. כלומר, ברור שאדם זה צריך להיות בעל כישורים רבים. הספציפיות תלויות בכיוון החברה. כך, למשל, יועץ משפטי נדרש להבין את המורכבות המשפטית. קורה שעמדה זו קשורה ליכולת לפתור סוגיות ארגוניות. במילים אחרות, הרפרנט הוא "יד ימינו" של המנהיג. הוא תמיד בכנפיים, עליו לדעת כל מה שהבוס צריך לצורך עבודתו.

כמה שאלות מקצועיות "מיוחדות"

כאן כדאי להבהיר מעט את מה שבדרך כלל "מוסתר מאחורי הקלעים". מכיוון שהמתייחס הוא בדיוק האדם שמתקשר לרוב עם הבוס, הוא נדרש להיות בעל יכולות דיפלומטיות מסוימות. למה? זה פשוט: למנהיג (במיוחד צוות גדול) אין זמן להתמודד עם כל הניואנסים במערכת היחסים. בדרך כלל הוא איש עבודה. כאשר למישהו יש יום הולדת, מי הולך ללדת, שיש לו ילדים - זה מעניין אותו רק בקשר לרגעי עבודה. כל ה"דברים הקטנים "האלה נופלים על כתפיו של המזכיר. הוא מחויב לספר לבוס מתי החג הוא להודיע ​​על המתח שנוצר בקבוצה (אם שווה את תשומת ליבו). אז מתברר כי תחילה על עוזר המזכיר עצמו להבין זאת, לנפות את העודפים ואז "להעמיס" על המנהל. עבודה זו אינה קלה! אבל זה היה מתחום החובות הבלתי פורמלי.

פונקציות עיקריות

כמעט כל העבודות המשרדיות נופלות על חלקו של עוזר המזכיר בחברות קטנות. בחלק גדול - חלק ממנו. כלומר, תצטרכו ללמוד לחבר מכתבים, לארגן נכון את הקבלה והשליחה, ההרשמה, ההפצה (אם בכלל) וכן הלאה. ברור שאי אפשר להסתדר בלי ידיעה מושלמת של השפה הרוסית. מכתבי שגיאה הם פניה המפונקים של החברה. לפעמים נדרש כי אדם בעל ידע בשפות זרות יעבוד בתפקיד זה. יתר על כן, המפנה הוא האדם שמחבר בין עובדי החברה (או מחלקותיה) זה לזה. הפונקציות שלה כוללות התפלגות נכונה של זרימת מידע בין יחידות מבניות שעובדות על דבר אחד גדול. הרפרנט הוא מקצוע מסובך למדי, שכן יש לזכור פרטים ועובדות רבות. כל זה נחוץ כדי שהמנהיג ירגיש בנוח, ולא יסיח את דעתו בזוטות מהקו הראשי.

איכויות אישיות

מכיוון שעבודת הרפרנס מבוססת על תקשורת, הם בוחרים אדם מתקשר, שאינו מתנגש, לתפקיד. בכל חברה מדובר בפוסט "מפתח". האדם שמעסיק אותו משפיע רבות על המנהיג ועל עמיתיו כאחד. לכן, פשוט נדרשת הגינות. כמו כן, עוזר המזכירה צריך להיות דייקן, חכם, ואפילו יצירתי. צריך להיות מסוגל למצוא דרך קבילה לצאת מכל סיטואציה. הסוקר חושב קודם כל על "פניו" של המעסיק שלו, ואז על עצמו. רמת האחריות אינה רק גבוהה, אלא גלובלית. לא כולם יכולים להתמודד עם עומס כזה. לכן עליכם לחשוב היטב לפני שתגישו מועמדות לתפקיד כזה. עוזר המזכירה במקום העבודה אמור להיות מסוגל לשים את האינטרסים שלו ברקע. בראשון - כל מה שצריך כדי שהבוס יעבוד. אגב, זו הסיבה שבדרך כלל בנות תופשות תפקיד זה, שכן הטיפול בשכנה בנשים הוא בדם.

מידע מסווג

ברור שעם תקשורת כל כך קרובה עובדות רבות שאסור לפרסם ברבים ידועות בפני הרפרנט. אלה לא רק סודות מקצועיים וסודות מסחריים. לעתים קרובות, המזכיר, כחבר קרוב, הוא מידע אישי ומהימן. האם כדאי להזכיר כי הרפרנט נדרש כדי לאחסן מידע סודי. זו אחת המיומנויות המקצועיות העיקריות שלו.

איזה חינוך נחוץ

הראש מנסה לבחור רפרנט, על סמך כיוון הפעילות. כלומר, על המבקש להיות בעל תעודה התואמת את עבודת החברה. בנוסף, אנשים עם השכלה משפטית נבחרים לרוב לתפקיד זה. זה נוח אם לעתים קרובות אתה צריך לסיים עסקאות, להכין מסמכים אחרים. בין הדרישות הפשוטות ביותר: שוטפות בכל תוכנות המחשבים (משרד), היכולת להדפיס (במהירות ובמיומנות). מכיוון שהפניה היא, למעשה, יועצת, עליכם להיות בעלי הכישורים למצוא מידע הן באינטרנט והן במצב לא מקוון. אדם חכם עם תגובה מהירה נלקח לתפקיד כזה לעתים קרובות יותר מאשר בעל תעודת "הנכון", שאינו יודע כיצד להשתלט במהירות על המצב.

מקום העבודה

תפקיד כזה כמזכיר-מפנה נמצא כיום כמעט בכל משרד. לעתים קרובות זה נקרא רק ככה, ואדם מבצע פונקציות שונות. הכל תלוי בגודל החברה, במשימות, במספר העובדים. בחלק מהארגונים המזכיר מבצע גם את תפקידו של רואה חשבון, באחרים - עורך דין וכן הלאה. זוהי התחלה נהדרת עבור אדם המחפש צמיחה בקריירה. לפרק זמן קצר תוכלו ללמוד מיומנויות רבות, לשלוט במקצועות שונים, העיקר להבין את עבודתה של החברה, "לגעת" בהכל במו ידיכם. אבל אתה צריך "להסתובב" מהר מאוד. מכיוון שיהיה צורך לעבד מידע רב במצב מהיר. אבל אם הכל יסתדר, הידע שנצבר יספיק בכדי להתחיל עלייה עצמאית לאותם קווים שתגדירו לעצמכם. אבל זה בכלל לא הכרחי. מכיוון שמקצועו של רפרנט, אם אתה לוקח את זה ברצינות, מעניין בפני עצמו. היא לא מאפשרת

לרוץ לכיוון צר, לשלוט ללא הפסקה בכל נפחי הידע החדשים, לשפר.

איך להגיע לראיון

אם תחליט שתתמודד עם תפקיד כה אחראי, עליך להגיש קורות חיים למשרות הפנויות הזמינות. הקפד לבדוק את האוריינות של התשובות. זכור כי טעויות כתיב יפחיתו את הסיכוי שלך לאפס מייד. הסגנון צריך להיות גם מאופק. כל אחת מדבריך תשקול בזהירות ומכוונת. ואז "הניסויים" יתחילו. תצטרך להקדיש זמן כדי להוכיח שתוכל להיות עוזר ראוי למנהיג. כל חברה מציעה שיטות משלה. עם זאת, התכוננו לעובדה שעליכם לשוחח עם גורמים שונים, להכין מספר מסמכים רשמיים, לענות למספר שיחות טלפון. עליכם לקחת בחשבון גם את העובדה כי המראה שלכם יהיה בשליטה קפדנית. כלומר, הם "יבחנו" מכף רגל ועד ראש. לרוב תצטרכו להפגין סגנון לבוש עסקי (איפור, תסרוקת). כמו כן, לא רצוי להשתמש בניחוחות חזקים. חשבו על כל דבר קטן! כל מה שבך צריך להיות דיסקרטי, אבל מושך. טיפ: הישאר צנוע, אך בטוח. היה חכם, אבל לא יהיר. אז הכל בהחלט צריך להסתדר!